Il momento più critico dei sistemi ERP è, proprio, quello della "implementazione", in quanto richiede un ripensamento globale
delle procedure aziendali, non solo dal punto di vista dei flussi informativi, ma anche della loro impostazione "organizzativa".
Richiedendo notevoli cambiamenti organizzativi, nella fase d'implementazione dei sistemi ERP spesso ci si trova ad affrontare
forti resistenze organizzative.
Per prevenire ed eventualmente affrontare questi ostacoli è auspicabile la presenza di quattro pre-condizioni.
- l'esistenza di una chiara e tangibile sponsorship del vertice aziendale nei confronti del progetto;
- il forte coinvolgimento degli utenti;
- l'apporto di risorse e competenze esterne;
- l'elevata professionalità delle figure interne ed esterne coinvolte
L'implementazione di un sistema ERP, determina fondamentalmente due principali impatti:
- impatti sui meccanismi operativi, ossia sui processi di gestione;
- impatti sulla struttura organizzativa.
Dal punto di vista dei meccanismi operativi, i sistemi ERP allargano lo spettro delle "soluzioni" ritenute, anche
recentemente, "tecnicamente ed economicamente impossibili" a causa della complessità tecnica, degli elevati tempi e costi
di realizzazione; tutti problemi che una soluzione ERP contribuisce a risolvere. Dal punto di vista della struttura organizzativa
l'introduzione di tali sistemi implica una "completa rivoluzione mentale" circa il modo di concepire l'organizzazione ed il
suo cambiamento.
La cosa importante da capire è che le applicazioni ERP sono espressioni di soluzioni dei problemi di business e non tecnologie
che devono farsi usare, cioè non devono essere trattate in termini tecnici ma applicate alle problematiche aziendali.
Ciò implica che i sistemi ERP possono rappresentare dei formidabili strumenti di cambiamento organizzativo, in particolare in
direzione di organizzazioni orientate ad un'ottica per processi.
L'accoglimento di una visione per processi dell'organizzazione aziendale costituisce un prerequisito irrinunciabile per lo
sfruttamento del potenziale di integrazione insito nei sistemi ERP.
L'implementazione di un ERP System è un attività difficile che necessita di molto tempo e che è molto costosa.
Dato che sono elevati i problemi legabili al processo di implementazione molti ERP vendors sono pronti a farsi carico di alcuni.
Il costo di un sistema è estremamente variabile, esso dipende da diversi fattori quali la dimensione della società,
il numero di utenti, il numero di moduli acquistati ed inoltre i costi d'implementazione.
Da analisi di mercato ci si è resi conto che il prezzo dei software iniziale può oscillare tra gli € 8.000 e i € 25.000 ad utente
di cui il 70-80 % è costituito dal Business Process di reingegnerizzazione stesso.
La difficoltà di installazione nasce da due fattori . Il primo è dato dalla complessità e rigidità dei pacchetti stessi
Il secondo fattore di rallentamento sta nel cliente stesso, che può influire sulla durata e sul costo del progetto in maniera
articolata. Tanto per cominciare, i tempi dipendono dalla rapidità con cui si prendono le decisioni necessarie: più sono
chiare le idee più rapidamente le si mettono in atto La soluzione per una facile e veloce implementazione è principalmente
la scelta del pacchetto più rispondente alle proprie necessità.
Il secondo punto è definire con chiarezza chi, presso il cliente, è in grado di decidere.
Il proliferare delle soluzioni ERP, se da un lato consente di gestire in modo sempre più attento e puntuale le imprese,
dall'altro genera un curioso effetto negativo: l'aumento spropositato della quantità di informazioni disponibili.
In teoria, la disponibilità di una grande massa di informazioni dovrebbe costituire un vantaggio, ma spesso (e chi ha operato
in azienda lo sa) così non è: infatti è sempre più difficile distinguere in mezzo a dati relativi ad ogni minimo aspetto
dell'operatività dell'impresa, quelli che interessano i manager per prendere una decisione importante al momento giusto.
La soluzione a questo problema è il concetto di Business Intelligence, che può essere così espresso: "raccogliere ordinatamente
tutti i dati (data warehouse),quindi catalogare, ritrovare e rendere disponibili le informazioni giuste, al momento giusto,
perché possano essere utilizzate in modo efficace dalle persone che devono basare ogni giorno le proprie decisioni su di esse".