4 Analyse des Outsourcing der Beschaffung

4.2.2.2 Prozesskosten der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung

Ab 2002 konnte die Kunde GmbH ihren Beschaffungsprozess derart gestalten, dass sich die Einkaufsabteilung nicht mehr mit der Beschaffung von B- und C-Teilen beschäftigen musste.
Hier wird diese Situation analysiert, die als eigentliches Outsourcing der Beschaffung bezeichnet werden kann. In der Phase der Materialanforderung bleiben die ersten Aktivitäten unverändert.
Erst nach der Genehmigung des Materialanforderungsscheins unterscheidet man, ob das nachgefragte Produkt einen A-Artikel oder einen B- bzw. C-Artikel darstellt. Im ersten Fall ist das Outsourcing nicht sinnvoll, weil spezifische Investitionen erforderlich sind (siehe Kapitel. 4.1). Deshalb ändert sich der Beschaffungsprozess der A-Teile nicht.
In folgender Tabelle sind die Aktivitätszeiten zwar gleich, aber die Häufigkeit des Verschickens des genehmigte Materialanforderungsscheins und der telefonischen Mahnung der Einkaufsabteilung sinken auf jeweils 6,6- und 0,4-mal am Tag, da sie nur die A-Teile betreffen.
Dementsprechend sinkt auch ihre prozentuale Belastung.


Tab. 30: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Materialanforderung in der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Für die B- und C-Teile hingegen erfordert die Beschaffung keine Einschaltung der Einkaufsabteilung, denn die Produktionsabteilung übernimmt deren Aufgabe und steht jetzt in direkter Beziehung mit dem einzigen B- und C-Lieferanten, nämlich Unitec.
Die direkte Bestellmöglichkeit durch die Bedarfsträger, wodurch zeitliche Verzögerungen vermieden werden, ist ein zusätzlicher Nutzen für die Kunde GmbH. Die Produktion muss die Bestellungen erstellen und an Unitec schicken, die Auftragsbestätigungen von Unitec erhalten, die Bestellungskopien verteilen, die Bestellungen ablegen und ggf. Unitec mahnen.
Diese Aktivitäten werden durchschnittlich zweimal am Tag durchgeführt, so dass die Rechnung z.B. für die Erstellung der Bestellung bzw. des Auftrages folgendermaßen aussieht:


Tab. 31: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Bestellung bzw. des Auftrages für die B- und C-Teile in der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Von dieser Tabelle wird im weiteren Verlauf der Analyse nur die Summenzeile betrachtet, die ab jetzt als Aktivität "Outsourcing-Bestellung" bezeichnet wird. Außerdem wird sie in die Tabelle der Materialanforderung eingefügt, da sie eine zusätzliche Aktivität der Produktionsabteilung darstellt.
Die Beschaffungsaktivitäten der Einkaufsabteilung betreffen in dieser Konfiguration nur die A-Teile und besitzen dementsprechend eine niedrigere Häufigkeit. Das Erhalten des Materialanforderungsscheins erfolgt einmal alle fünf Tage, also:

Die anderen Aktivitäten finden 4,4-mal am Tag statt. Für die Erstellung der Bestellung bzw. des Auftrages gilt beispielsweise:

Die Lieferanten werden durchschnittlich einmal alle fünf Tage per Fax und zweimal alle fünf Tage telefonisch gemahnt:
Tab. 32: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Bestellung bzw. des Auftrages für die A-Teile in der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Bei den im Lager, in der Buchhaltung und in der Verwaltung durchgeführten Aktivitäten ändert sich nichts im Vergleich zum Outsourcing mit Einbeziehung des Einkaufsabteilung.
Deswegen werden hier die zum Wareneingang, zur Rechnungsprüfung und zur Zahlungsabwicklung gehörenden Tabellen nicht wiederholt. Dazu sei auf Kapitel 4.2.2.1 verwiesen.
Somit kann die Zurechnung der Kosten sofort erfolgen. Wie üblich, werden zuerst die Personalkosten zu den Beschaffungsaktivitäten zugeordnet.

Personalkosten

Prozentuale Belastung

Aktivitäts-kosten

Aktivitäten

 

 

Produktionsabteilung:

1.000.000 €

0,57%

5.700,- €

Materialbedarf überprüfen

0,46%

4.600,- €

Materialanforderungsscheine erstellen

0,23%

2.300,- €

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

0,23%

2.300,- €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

0,21%

2.100,- €

Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken

0,01%

100,- €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

0,19%

1.900,- €

Outsourcing-Bestellung

1,90%

19.000,- €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

Einkaufsabteilung:

250.000 €

0,18%

450,- €

Materialanforderungsscheine erhalten

1,38%

3.450,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

0,57%

1.425,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

0,34%

850,- €

Bestellungskopien verteilen

0,46%

1.150,- €

Bestellungen ablegen

0,06%

150,- €

Mahnungen des Lieferanten

2,99%

7.475,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag (nur A-Teile)

Lager:

200.000 €

5,00%

10.000,- €

Wareannahmen

2,71%

5.420,- €

Warenkontrollen

0,26%

520,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

7,97%

15.940,- €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

Buchhaltung:

150.000 €

1,55%

2.325,- €

Rechnungen erhalten

0,56%

840,- €

Rechnungen genehmigen lassen

0,42%

630,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2,53%

3.795,- €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

Verwaltung:

200.000 €

4,02%

8.040,- €

Rechnungen bezahlen

0,77%

1.540,- €

Rechnungen ablegen

1,04%

2.080,- €

Klärungen mit der Bank

5,83%

11.660,- €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 33: Allokation der Personalkosten in der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.

Nun sollen die Struktur- und Maschinenkosten zugerechnet werden.

Struktur- und Maschinenkosten

Prozentuale Belastung

Aktivitäts-kosten

Aktivitäten

 

 

Produktionsabteilung:

1.400.000 €

0,57%

7.980,- €

Materialbedarf überprüfen

0,46%

6.440,- €

Materialanforderungsscheine erstellen

0,23%

3.220,- €

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

0,23%

3.220,- €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

0,21%

2.940,- €

Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken

0,01%

140,- €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

0,19%

2.660,- €

Outsourcing-Bestellung

1,90%

26.600,- €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

Einkaufsabteilung:

25.000 €

0,18%

45,- €

Materialanforderungsscheine erhalten

1,38%

345,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

0,57%

142,50 €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

0,34%

85,- €

Bestellungskopien verteilen

0,46%

115,- €

Bestellungen ablegen

0,06%

15,- €

Mahnungen des Lieferanten

2,99%

747,50 €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag (nur A-Teile)

Lager:

100.000 €

5,00%

5.000,- €

Wareannahmen

2,71%

2.710,- €

Warenkontrollen

0,26%

260,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

7,97%

7.970,- €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

Buchhaltung:

25.000 €

1,55%

387,50 €

Rechnungen erhalten

0,56%

140,- €

Rechnungen genehmigen lassen

0,42%

105,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2,53%

632,50 €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

Verwaltung:

25.000 €

4,02%

1.005,- €

Rechnungen bezahlen

0,77%

192,50 €

Rechnungen ablegen

1,04%

260,- €

Klärungen mit der Bank

5,83%

1.457,50

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 34: Allokation der Struktur- und Maschinenkosten in der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.

Die Kosten des Energie- und Materialverbrauches werden in folgender Tabelle erfasst:

Energie- und Materialverbrauch

Prozentuale Belastung

Aktivitäts-kosten

Aktivitäten

Produktionsabteilung:

250.000 €

0,57%

1.425,- €

Materialbedarf überprüfen

0,46%

1.150,- €

Materialanforderungsscheine erstellen

0,23%

575,- €

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

0,23%

575,- €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

0,21%

525,- €

Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken

0,01%

25,- €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

0,19%

475,- €

Outsourcing-Bestellung

1,90%

4.750,- €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

Einkaufsabteilung:

5.000 €

0,18%

9,- €

Materialanforderungsscheine erhalten

1,38%

69,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

0,57%

28,50 €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

0,34%

17,- €

Bestellungskopien verteilen

0,46%

23,- €

Bestellungen ablegen

0,06%

3,- €

Mahnungen des Lieferanten

2,99%

149,50 €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag (nur A-Teile)

Lager:

15.000 €

5,00%

750,- €

Wareannahmen

2,71%

406,50 €

Warenkontrollen

0,26%

39,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

7,97%

1.195,50 €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

Buchhaltung:

25.000 €

1,55%

387,50 €

Rechnungen erhalten

0,56%

140,- €

Rechnungen genehmigen lassen

0,42%

105,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2,53%

632,50 €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

Verwaltung:

25.000 €

4,02%

1.005,- €

Rechnungen bezahlen

0,77%

192,50 €

Rechnungen ablegen

1,04%

260,- €

Klärungen mit der Bank

5,83%

1.457,50 €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 35: Allokation der Kosten für Energie- und Materialverbrauch in der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.

 

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